話し方のコツ2

2017.09.08

話し方のコツ 〜報告・商談編 「ちょっとなに言ってんのかわかんない」と言われないために

前回のプレゼン編に続いて、
今回は、ビジネスにおける日常の話し方についてです。

 


 

お客様との商談、上司への報告などの際、丁寧にしよう、失礼にならないように、と意識し過ぎるがあまり、

① 余計な言葉を付け加えすぎて、大事なポイントがわからない

② 話が整理されておらず、何が言いたいのかわからない

という事がよく起こります。

 

お笑いの世界では

「ちょっとなにいってんのかわかんない」

「なんで2回言うねん」

「情報量多過ぎて入ってこんわ」

とツッコまれるシリーズです。

 


 

① 余計な言葉を付け加えすぎて、大事なポイントがわからない

 

◼︎「二重敬語」・・・語尾に謙譲語や尊敬語を必要以上につけてしまう

例えば

×「お伺いさせていただければと思っております」

これは敬語が重なっています。

正しくは、

○「お伺いいたします」

あるいは、

○「お伺いします」

で十分です。

 

◼︎意味不明な婉曲表現・・・これもまた丁寧に、と意識しすぎるがあまりに余計な言葉をつけるクセです。

例えば

×「スケジュールはこちらの方になっております」

×「発注後にお打ち合わせさせていただくかたちとなります」

こんな時は、

○「スケジュールはこちらです」

○「発注後の打ち合わせとさせてください」

で良いのです。

 

*日常、多用される傾向にある「〜させていただきます」は、実は正しいへりくだり表現ではありません。
その多くの場合で「〜します」に置き換え可能です。

*「〜の方」「〜のかたち」は意味のない言葉の代表です。
ファミレス店員の「ご注文の方、繰り返させていただきます」はなんだあれ、とよく話題になりますよね。

 

◼︎自信のなさから、断定するリスクを無意識に避けてつい曖昧な表現を重ねてしまう

×「このような効果があると言うことができると思っています」

これも、端的に

○「このような効果が見込めます」

が良いですね。

 


 

② 話が整理されておらず、何が言いたいのかわからない

ビジネス会話の基本として、

○6W2Hを考えて話す

6W2Hとは

「When(いつ)」

「Where(どこで)」

「Who(だれが)」

「What(何を)」

「Whom(誰に)」

「Why(なんのために)」

「How(どのように)」

「How Much(いくらで)」

会話の際は、この6W2Hを常に注意して、要点をまとめて話しましょう。

 

上司から

「例の件、どうなってる?」

と聞かれた際に

×「すみません、まだできていません」

という返答では、

いつから(やっていたのか)、

どうやって(できなくて)、

なぜ(できなかったのか)、

どこまで(できているのか)、

がまったくわからず、上司はアドバイスもサポートもできず、

「なんでやってないの?」

「いつやるの?」

といったやりとりが発生してしまいます。

 

○「今朝から着手してまだ1/3程度です。本日夕方に提出します」

などと返答してもらえると、進捗とゴールがわかりますので、安心して任せられます。

 

●事実、結論から話す

ビジネスの現場ではまずは「事実」「結論」を述べて、必要があればその理由や所感などを述べるのが基本です。

 

例えば、上司に「今日の商談、どうだった?」と質問された際に、

×「見積を出したんですけど、金額が高いと言われるかな、と思っていましたが、そうでもなかったです。でも、実施が遅れそうで、今期の請求は厳しくなってしまいそうです…」

↑最後まで聞かなければ結論が分からない。ところどころ感想が挟まり事実がボヤけてしまう

○「〜の案件、見積金額は問題ないとの事でしたが、計上は来期です。
はっきりとは言われませんでしたが、おそらく先方の予算の都合のようで…」

↑結論が冒頭で述べられている、事実と所感が分けられ上司も事態が把握しやすい

 

これなら、互いが忙しい場合も

「分かりました。詳しくは会議で聞かせてね」

ということができます。

 


 

これらのやりとり。

こうして文字で読めばおかしな表現だと分かりますが、多くの人は若手時代からこのような言い回しがクセになっていることが多く、自分では無意識に使っているため気づきません。

丁寧にしよう、へりくだろう、とし過ぎて、

・誤った日本語を使うのはかえって失礼

・余計な情報が多過ぎて要点が伝わらず、理解ややりとりに余計な時間がかかる

・要領を得ない、自信なさげで信用も得られない

と、良い事は一つもありません。

 

同僚に聞いてみたり、自身の電話での会話を録音して確認して、改善してみてください!

 



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